Combinar Correspondencia

Combinar correspondencia
Esta opcion nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son la generacion de etiquetas, la impresion de sobres para invitacion, etc.

Conceptos previos
Documento pricncipal. es el documento word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.


Crear el documento principal
Abrir word y tener en la ventana activa un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña correspondencia l menu inicar combinacion correspondencia.
Alli haz clic en la opcion paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.
En el paso 2, definimos el documento incial que es el documento que contiene la parte dija, a partir de la cual crearemos el documento combinado.

Dejar seleccionada la primera opcion y hacer clic en siguiente para continuar el asistente
Utilizar un lista exigente. Aparece la opcion Examinar ... hacer el clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Seleccionar de los contactos de outlook. en lugar de examinar... aparece la opcion elegir carpeta de contacto.
Escribir una lista nueva. Aparece la opcion crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (esta es la que utilizaremos en este tiempo ejemplo).

Hacer clic en aceptar para continuar con el paso 4 del asistente.
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinacion.
Si queremos guardar las cartas en u nuevo documento, por ejemplo, para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario clic en Editar cartas individuales.

La pestaña correspondencia
PAra rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podmeos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero tambien podemos utilizar los botones de la pestaña correspondencia.

Insertar campos de combinacion
Para incluir un campo de combinacion, hacer clic en el icono d la pestaña Correspondencia y se abrira el cuadro inserar campo de combinacion con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el boton insertar.

Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos(varios destinatarios), al combinar, se generan tantos documentos como registros tenga el origen.

Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento.

Destinatarios de combinar correspondencia
Aun que tengamos los datos de un origen que no es word, podemos ir desde word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algun tipo de prdenacion para que mis carts salgan ordenadas por algun campo de combinacion e incluso, podemos introducir condiciones de filtro para que solo combinen ciertos registros del origen de datos en ve de todos.

Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un detrminado valor en un campo de combinacion.

Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar destinatarios por algun campo de ordenacion, gacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenaran por ese campo.

Combinar al imprimir
La opcion imprimir documentos... permite enviar a la impresora el resultado de la combinacion.

Combinar en correo electronico
La opcion enviar mensaje de correo electronico permite enviar cada carta del resultado de la combinacion en un correo electronico.

Combinar correspondencia
Esta opcion nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son la generacion de etiquetas, la impresion de sobres para invitacion, etc.

Conceptos previos
Documento pricncipal. es el documento word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.


Crear el documento principal
Abrir word y tener en la ventana activa un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña correspondencia l menu inicar combinacion correspondencia.
Alli haz clic en la opcion paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.
En el paso 2, definimos el documento incial que es el documento que contiene la parte dija, a partir de la cual crearemos el documento combinado.

Dejar seleccionada la primera opcion y hacer clic en siguiente para continuar el asistente
Utilizar un lista exigente. Aparece la opcion Examinar ... hacer el clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Seleccionar de los contactos de outlook. en lugar de examinar... aparece la opcion elegir carpeta de contacto.
Escribir una lista nueva. Aparece la opcion crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (esta es la que utilizaremos en este tiempo ejemplo).

Hacer clic en aceptar para continuar con el paso 4 del asistente.
En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinacion.
Si queremos guardar las cartas en u nuevo documento, por ejemplo, para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario clic en Editar cartas individuales.

La pestaña correspondencia
PAra rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podmeos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero tambien podemos utilizar los botones de la pestaña correspondencia.

Insertar campos de combinacion
Para incluir un campo de combinacion, hacer clic en el icono d la pestaña Correspondencia y se abrira el cuadro inserar campo de combinacion con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el boton insertar.

Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos(varios destinatarios), al combinar, se generan tantos documentos como registros tenga el origen.

Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento.

Destinatarios de combinar correspondencia
Aun que tengamos los datos de un origen que no es word, podemos ir desde word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algun tipo de prdenacion para que mis carts salgan ordenadas por algun campo de combinacion e incluso, podemos introducir condiciones de filtro para que solo combinen ciertos registros del origen de datos en ve de todos.

Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un detrminado valor en un campo de combinacion.

Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar destinatarios por algun campo de ordenacion, gacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenaran por ese campo.

Combinar al imprimir
La opcion imprimir documentos... permite enviar a la impresora el resultado de la combinacion.

Combinar en correo electronico
La opcion enviar mensaje de correo electronico permite enviar cada carta del resultado de la combinacion en un correo electronico.